Na čele je účel

Základy plánování VI.

Účel je tak důležitá věc, že i na tomto blogu jsme se mu již několikrát věnovali (odkazy na příslušné články najdete na konci této kapitoly seriálu).

Pokud bychom o tom měli vtipkovat, tak to bude vypadat asi takto:

Účel je něco, co máme stále před očima. Stále o tom uvažujeme a pohání nás to vpřed. Vždyť i samotné slovo „účel“ se skládá ze slov u-čela a vyjadřuje fakt, že to máme před sebou, jako osel mrkev. I v angličtině to samé slovo „purpose“ by se dalo překládat jako „umístit dopředu“ anebo „dát na čelo“.

Když je cíl jasná meta, kterou se snažím dosáhnout a měl bych být schopný jednoznačně určit, zda jsem ho dosáhl, tak účely jsou věci, které je třeba dosahovat také (jsou to jakési cíle nižšího řádu), ale zároveň dotvářejí představu o tom, co s tím cílem sledujeme, proč to chceme nebo za jakých okolností je dobré ten nadřazený cíl dosáhnout. Účely velmi souvisí s motivy, které máme, a neuděláte chybu, když budete motivaci spojovat s účely.

Dejme si raději nějaký jednoduchý příklad:

Cíl: Získat zbraň

Někdo by mohl mít ve spojení s tímto cílem v hlavě následující účely:

• věnovat se sportovní střelbě
• trénovat koncentraci
• využít starou střelnici na pozemcích, které jsem zdědil   

Jiný člověk by si s tím stejným cílem spojoval úplně jiné účely:

• ochránit sebe a svoji rodinu (po nedávných krádežích v okolí)
• uklidnit členy rodiny, moci klidněji spát
• být schopný bránit bezpečnost sousedů

Kriminálník by tímto cílem dosahoval takovéto účely:

• mít pádný argument, až budu vykrádat banku
• abych mohl bez námahy umlčet tchýni
• abych se po vyloupení banky s nikým nemusel dělit o kořist

Všimněte si, že i tak jednoduchý cíl, jako je „získat zbraň“, bude mít úplně jiný smysl podle toho, jaký účel se za tím bude skrývat.

Je obrovský rozdíl, jestli k cíli „vylézt na Mt. Everest“ máme účel „splnit si za každou cenu životní sen“ (což nevylučuje smrt na sestupu z vrcholu), anebo máme účel „na stáří moci vzpomínat na himálajské dobrodružství“. Toto vypadá jako nenápadný rozdíl, ale čtenáře musí varovat! Účely vystihují duševní rozpoložení a závažným způsobem ovlivňují konání jednotlivce. I taková věc, jako je riskování, souvisí s tím, jaké účely nosíme v hlavě.

Pracovník ve firmě má jistě účely – „vydělávat peníze“, „živit rodinu“, ale to začíná být problémem, pokud zároveň nenosí v hlavě účely typu: „být užitečný“, „pomoci firmě lépe fungovat“ a podobně.

Dominantní účely egoistických lidí jsou: „mít se dobře“, „užívat si“, „zabezpečit si pohodlí“, což by samo o sobě nebylo nic zlého, ale u nich jsou účely takoví ti osamělí sirotci, které nedoprovázejí bratříčkové typu: „sloužit“, „být užitečný“ nebo „dávat“.

Vraťme se teď k plánování a k pojmům jako je strategie firmy. Pokud jste dnes v dosahovaném obratu čtvrtí největší na trhu, tak legitimní cíl může být – stát se dvojkou na trhu. Tato soutěž je jasná a stačí na konci roku spočítat obrat zúčastněných firem, abychom mohli posoudit, zda jsme se k tomu cíli přiblížili nebo ho dokonce dosáhli.

Jak můžou účely v plánování ovlivnit dosahování cíle?

Velmi!

Když máte motivaci, která se výhradně spojuje se snahou dosahovat profit (což je samozřejmě legitimní účel), tak vám hrozí, že takto motivovaný tým lidí bude někdy dosahovat zisk za každou cenu. Váš personál se potom může pokusit prodat produkty podřadné kvality, případně montovat do výrobku nekvalitní komponenty. Z krátkodobého hlediska se dosáhne vysoký profit, ale v krajním případě půjdete do vězení za podvod, v lepším případě se od vás zklamaní zákazníci odvrátí a špatná pověst odpudí i další.

Existují samozřejmě lidé, kteří možná neoplývají nějakou velkou mravností, ale jistou slušnost v podnikání dodržují alespoň z toho důvodu, že špatná starostlivost a nekvalitní produkty by jim z dlouhodobého hlediska způsobovali problémy. Tito lidé však neustále zápasí s pokušením porušit zásady slušnosti. Mnohem lehčeji se žije podnikatelům, kteří mají silný účel dosahovat profit a zároveň mají hluboko v sobě zakořeněné účely jako je touha být slušný a užitečný.

Dobrý člověk zná hrdost z dobře dodané práce, produktu. Špatný člověk (případně zmatený člověk) vás bude asi přesvědčovat, že každý dělá dobrou práci jen ze strachu z trestu či nezdaru. 

Když dáme na bok úvahy o slušnosti a motivech lidí, stále nám zůstává zformulovat základní účely jakékoliv firmy nebo aktivity. Všechno má nějaký účel, jinak to zaniká. Restaurace je na to, aby napojila a nakrmila lidi, případně jim poskytla příjemný prostor pro setkání. Základní účel hotelu by měl být krátkodobě ubytovat hosty a počet hvězdiček nám napoví, na jaké úrovni to bude. Policie by měla zabezpečovat pořádek, bezpečnost a zákonnost ve společnosti. Škola by měla dávat vědomosti pro praktický život. Tento seznam by mohl být přímo nekonečný.

V tomto seriálu se nám začíná skládat mozaika pojmů a věcí, které je třeba vymyslet, zformulovat a vzájemně sladit. Musíme vědět, co produkujeme (nebo chceme produkovat), musíme vědět, kolik produkujeme a měli bychom si vytvořit záznam bodů ideální scény, nejdříve ty důležité a potom ty méně významné. Měli bychom si stanovit cíl. A měli bychom vyjmenovat účely, které nás vedou k tomu, že děláme to, co děláme.

Později si prozradíme, jak tyto všechny věci dáme dohromady, zatím se spokojíme s tím, že je tu jen vyjmenujeme a vysvětlíme.

Za domácí úkol si položte otázku, jaké účely má organizace ve které pracujete. Podívejte se kolem sebe a pouvažujte nad účely lidí, které znáte. Případně podrobte hodnocení svoje vlastní životní účely.

                                               xxx

Tady jsou slíbené linky na články v tomto blogu, které se také věnovali pojmu účel (klikněte na název)

K čemu je vlastněfirma

Zdroj (Povinnosti majitele)

Pavoľ Timko, zakladatel Business Success

Jak stanovit cíl

Základy plánování V.

Náhlá inspirace

Je nepochybné, že mnoho dobrých cílů si lidé stanovili na základě náhlé inspirace. Pro rozhodnutí často nepotřebujete nic „vědět“, stačí „chtít“. Náhlé vzplanutí se může stát celoživotní vášní.

Objevitel antické Tróji – Heinrich Schliemann – se jako dítě rozhodl, že Tróju objeví. Na rozdíl od jiných jednoduše uvěřil Homérovi a celý život se na ten objev připravoval. Byl velmi úspěšným obchodníkem, na vrcholu podnikatelské slávy celý podnik prodal a vášnivě se pustil do hledání ztraceného města.

Pokud jste si stanovili za cíl vybudovat firmu v nějaké branži, mohly k tomu vést spletité životní okolnosti a racionální úvahy.

Do své manželky jste se kdysi dávno zamilovali a nepotřebovali jste k tomu nějaké promyšlené důvody.

V takovýchto případech je nesmírně důležité, aby to bylo pevné rozhodnutí, abyste si věřili a šli za rozhodnutím bez ohledu na to, co kdo říká. Musíte samozřejmě projevit vytrvalost, znalost plánování, vědomosti o organizování, vedení a potřebujete i přetrvávající nadšení pro danou věc. 

Cíl je zpravidla nějaká zřetelná meta. Pro horolezce to může být zdolání osmitisícovky, pro fotbalový klub postup do vyšší ligy, pro podnikatele obsazení jisté části trhu.

Logické cíle 
Existují i některé přirozené cíle, které nemilosrdně diktuje logika. První cíl pro nějakého podnikatele může spočívat jednoduše v tom, že se odtrhne od zaměstnaneckého poměru a bude mít založenou firmu. Zdá se to banální, ale někteří lidé o tom sní celé roky a nakonec se k tomu odhodlají a jednoho dne je tento cíl splněný.

V té chvíli přichází další logický cíl – dostat firmu do postavení, kdy není ve ztrátě, ale dokáže se propracovat do černých čísel. Ani toto není žádný nereálný cíl, ale je to meta, kterou je nutné splnit.

V osobním životě je často přirozeným cílem najít si partnera/partnerku. Když hledám nějakou známost, měla by to být žena, v jejíž přítomnosti se cítím příjemně, chci s ní trávit čas, mít milostný život, první cíl je jednoduše najít vůbec někoho, s kým budeme tvořit pár. Pokud se tento cíl podaří dosáhnout, další meta by měla být společná domácnost. Později budeme usilovat o uzavření manželství. Další cíl může být mít dítě. Jiný logický cíl je vlastnit svoji střechu nad hlavou. Jakkoliv to zní cynicky, někdy je dalším cílem rozchod nebo rozvod…

Standardní stanovení cílů

Kromě náhlé inspirace a cílů, které jsou přirozené, máme i „standardní“ metodu na určení dalšího cíle. Tady se potřebujeme podívat trochu zpět do našeho seriálu a připomenout si co produkujeme. (Na článek se dostanete kliknutím zde.) Cíle často vycházejí z toho, co produkujeme a mnoho firem trpce doplatilo na to, že si stanovilo cíle založené na nastartování nových produktů, což úplně popletlo zákaznickou obec.

Pokud byste měli hotel, který stojí na konzervativní, tradiční klientele a za cíl si dáte „rozběhnout striptýzový bar“ v podzemí hotelu, tak se může lehce stát, že značnou část zákazníků ztratíte, protože přestanou hledat ubytování u vás v obavě, že se vaše identita začala měnit na „hodinový hotel“. Jinak řečeno, majitelé firem by měli dobře ovládat marketingový pojem POSITIONING a připomenout si, jakou pozici v hlavě zákazníka podnik má. Když plánujete vybočit ze svého typického sortimentu, musíte sakramentsky dobře vědět, co děláte.

Musíte se rozhodnout, zda si postavíte cíle spojené se ZACHOVÁNÍM produktové linie nebo ROZŠÍŘENÍM produktů, anebo naopak – se ZÚŽENÍM palety produktů.

Ještě důležitější je uvědomit si celkový, dlouhodobý trend vlastní produkce. Toto téma jsme probírali v článku „Kolik produkujete“. Někdy si firmy postaví úplně jednoduchý cíl, ve kterém chtějí vytáhnout obraty či zisky firmy na nějakou danou úroveň. Jestli jste zažili propad výkonů během krize, možná si dáváte za cíl návrat na výsluní a cíl bude prozaický – dosáhnout čísla z roku 2008. Jindy zase analýzou grafů zjistíte, že na další expanzi budete potřebovat průnik na nová území a cílem bude vybudování sítě poboček.

Analýzou grafů dospěli někteří majitelé firem k závěru, že zainvestují do výroby, případně koupí fabriku, ať už doma anebo na dalekém východě.

Trend v grafu vám občas prozradí, že byste se měli pokusit odkoupit menšího konkurenta a někdy vás díky vašim výkonům míní odkoupit zahraniční koncern, který si přes vás vytvoří cestičku na váš trh a k vaší klientele.

Příklady na hledání inspirace spojených s pozorováním dlouhodobého grafu produkce by mohly být přímo nekonečné.

Velmi rozumné je podívat se na ideální scénu vaší organizace (příslušný článek jsme zveřejnili zde). Když si ještě jednou položíte otázku, co je účelem vaší organizace, komu a jak sloužíte, proč vás zákazníci vyhledávají, opět můžete dostat ten správný nápad, který je s těmito věcmi sladěný.

 

Pavoľ Timko, zakladatel Business Success

Důležitost cílů

Základy plánování IV.

Cíle jsou v životě člověka i organizace velmi důležité. Jsou to takové vytoužené mety, milníky života, věci, pro které se vyplatí potit krev a překonávat protivenství. Když máte cíl, tak vaše konání má směr. A činnosti dokážete sladit tak, abyste se k cíli blížili. Je to jako hra, ve které můžete vyhrát něco cenného a v takovém případě můžete zažívat radost nejen tehdy, když na konci zvítězíte, ale budete ji zažívat i na cestě k tomuto cíli.

Měli bychom si říci i něco o opačném stavu – když nemáte žádný cíl. Pokud jste měli (a třeba dosáhli) nějaké cíle a nestanovili jste si nové, tak váš život bude místy připomínat cestujícího, který má čekat dlouhé hodiny na vlakové spojení v malém městě, kde si všechny zajímavosti prohlédne  za 40 minut, přičemž nenajde  otevřený stánek s novinami, ani knihkupectví a bude se tam bezcílně motat (jako tělo bez duše).

Život bez cílů může nabrat velmi temné a trpké kontury, kdy jen přežíváte v jakési šedivé ruině ze dne na den a to prosté přežívání je tak trochu náhrada reálného cíle. Samozřejmě, takto se dá žít, ale nemusí to být příliš povznášející.   

Někdy máte to štěstí, že máte vedle sebe někoho, kdo vymýšlí dobré a lákavé cíle a vy uděláte nejlépe, když je přijmete za své. Nejde jen o to, kam jdete, ale i s kým jdete. Když jste s někým v nějaké společné skupině nebo je to firma, klub či rodina, musíte akceptovat a podporovat cíle, které stanovuje ten, kdo to má na starosti.

Pokud máte k tomu ještě i svoje vlastní cíle, neměly by být v rozporu s těmi společnými, jinak se velmi rychle stanete černou ovcí, kterou brzy vyženou ze stáda. Zpravidla nemůžete mít společné cíle se svojí manželkou, pokud k tomu máte ještě jiné cíle, které zahrnují tajný sex s milenkou. Bez ohledu na to, že někteří pseudoodborníci to označují za normální a údajně stačí jen „zatloukat, zatloukat, zatloukat“. Ve skutečnosti si koledujete o to, že váš rodinný život nabere velmi mrzuté ba až katastrofické obrysy. Cíle jsou důležité, umožňují stmelení lidí, ale ne tehdy, pokud ti jedinci sledují ještě i svoje osobní, navzájem neslučitelné cíle.

Cíl můžete tak trochu chápat jako kotvu, kterou jste vystřelili i s lanem na hradby, tam se zachytila a vy můžete po tom laně vylézt. Může to být namáhavé, nebezpečné, ale má to jasný směr a víte, kde to končí. Cíl je pevný bod, zachycený v budoucnosti, je jako kotva s lanem, kterého se můžete přidržet, je jako orientační bod, maják při vjezdu do přístavu.

Ale pozor! Pokud jste dosáhli cíle a nestanovili jste nový, tak jste tu kotvu nechali zachycenou a ona vás bude brzdit. Budete chodit v kruhu a neuvědomíte si, že je třeba tu kotvu uvolnit a vystřelit novým směrem.

Pokud nemáme cíl, tak jdeme NIKAM. Proto jsou cíle důležité.

Příště si řekneme o tom, jak se dá cíl stanovit a zformulovat. 

Autor: Pavoľ Timko, zakladatel Business Success

(Ne-)dosažitelný ideál?

Základy plánování III.
Pokud máte jasno v tom, co produkujete a znáte i trend své produkce, potom je rozumné podívat se na tzv. ideální scénu celé vaší aktivity.

Když chcete dosahovat určité cíle, potom tato aktivita musí splňovat určité rozumné parametry a předpoklady.

Ke každé činnosti by se dal udělat sáhodlouhý seznam žádoucích vlastností a podmínek, ale i tady platí, že nejdříve je nutné definovat a zkontrolovat ty NEJdůležitější věci.

Když jsem debatoval s dcerou o tom, že by chtěla notebook, zeptal jsem se jí, co by měl splňovat. Odpověď byla, že by měl být „bílý“, čemuž jsme se hned i hodně zasmáli, protože bylo jasné, že tato podmínka je v pořadí důležitosti až někde velmi vzadu. Ale teď vážně.  Co je ta úplně první věc, když si dáme za cíl koupit si notebook? První bod ideální scény tohoto zařízení by mohl být:

• umožňuje mi prohlížet, vytvářet, zpracovávat, ukládat a posílat různé dokumenty nejen doma, ale i na cestách, po určitý čas i bez připojení k elektrické síti.

Koupím něco, co toto splňuje? No, to je to hlavní.

Asi bychom byli schopni definovat i další věci:

• je dost výkonný, aby se aplikace vůbec daly spustit a dalo se s nimi pracovat pohodlně
• mám na něm potřebné aplikace
• mám na něm dostatečný prostor pro data
• má potřebnou výdrž baterie
• je odolný
• je na něm předvolený blog Manažerské strategie, atd.

Samozřejmě si můžeme definovat i detaily a každý teenager by připustil, že pokud ho bude používat mezi svými vrstevníky, tak by měl vypadat „cool“ a měl by tedy mít trendový design. Tady ovšem správně podotknete, že se už přestáváme bavit o potřebě s počítačem pracovat, ale přecházíme k potřebě dělat dojem.

Ideální scéna je koncept, který je poměrně málo známý a přece se používá intuitivně, zejména v technických oblastech. Když piloti před startem letadla používají tzv. checklisty pro předletovou přípravu, tak v podstatě procházejí jednu podmínku ideální scény za druhou a je jim i jasné, že některé věci jsou životně důležité a některé sehrávají menší roli. Každý pilot by vám uměl říci, které systémy MUSÍ na letadle fungovat, když s ním chce jakžtakž bezpečně vzlétnout a přistát. 

Když máte auto, tak první bod jeho ideální scény zní přibližně takto:

• bezpečně a spolehlivě přepravuje posádku a náklad po cestách z bodu A do bodu B

Velmi rychle bychom uměli přidat celou škálu dalších podmínek:

• je ekonomické ve spotřebě a provozu
• všechny technické systémy jsou v pořádku
• je pohodlné a rychlé
• reprezentuje můj společenský status
• je čisté
• způsobuje radost, požitek z jízdy
• platby za leasing mě nezruinují, atd.

Mohli bychom dlouho jmenovat tyto věci, ale čtenářovi je jasné, že postupně budeme procházet od podstatných věcí stále více k podružným detailům. Ideální scéna věrně odráží i to, co skutečně od takového vozidla očekáváte. Když změníme první bod ideální scény tak, že přepravuje posádku a náklad po cestách v těžkém terénu, najednou zjistíme, že se dostáváme k úplně jinému typu auta, za úplně jinou cenu…

Pokud si sednete do auta, tak možná neuvažujete nad ideální scénou takto formálně, ale i tak alespoň intuitivně jdete v duchu podle jistého seznamu. Před nasednutím se díváte: Stojí rovně? (Není některé kolo měkké?) Vidím nějaké zřetelné poškození? Vidím skrz skla na všechny strany? Startuje bez problémů? Nevydává podivné zvuky? Nesvítí nějaké varovné kontrolky? Mám dost paliva na zamýšlenou cestu? Mám platné doklady, STK, dálniční známku? Neschovává se na zadním sedadle najatý vrah? Nemám k zapalování připojenou bombu? (Poslední věci se už týkají mafiánského prostředí.)

Když se máme dopracovat k nějakému cíli pro firmu, rodinu, nebo celý stát, potom je potřeba poznat ideální scénu té věci. Nízké, neambiciózní cíle vyžadují méně náročnou ideální scénu, vysoké cíle zase přímo volají po přísné, náročné a propracované ideální scéně.

Pokud byste měli fotbalový tým složený z kamarádů, tak jeho ideální scéna kopíruje fakt, že se snažíte jen o nenáročnou zábavu. Když byste měli na starosti mužstvo FC Barcelona, tak byste museli vypracovat poměrně dlouhou a detailní ideální scénu, jestliže chcete pomýšlet na nejvyšší mety.

Když budete chvíli pozorovat celé dění v průměrném klubu a potom byste dostali výsadu strávit čas s realizačním týmem barcelonského velkoklubu, tak byste IHNED rozeznali přímo nebetyčné rozdíly. Ale co jsou ty věci, které vidíte? No, na vlastní oči se díváte na odlišně nastavené a hlavně prosazované ideální scény.

Ideální scéna a její popis je nejzákladnějším nástrojem pro korekce a vylepšení. Když znáte ideální scénu, stačí se podívat na „reálnou scénu“ a rychle byste měli vidět odchylky od potřebného a požadovaného ideálu. Pokud vidíte odchylky od zásadních bodů, tak si to vyžaduje okamžitý a radikální zásah. Proč záchranáři nejdříve zkoumají dýchání a krevní oběh? Protože jejich fungování je předmětem prvního bodu ideální scény pro lidský organismus. Odřeniny počkají na pozdější ošetření. Zastavení dechu nebo krvácení z tepny nesnese odklad. 

Když se začnete zabývat detailním popisem ideální scény, měli byste si vždy definovat první bod ideální scény a ten získáte odpovědí na otázku: “Jaký účel má tato věc?“

Zubař: kontroluje, udržuje a opravuje chrup pacienta

Kino:   promítá divákům zajímavé filmy
Vláda: řídí zemi tak, že se dlouhodobě zlepšují možnosti obyvatelstva na slušný život
(Důraz je právě na slově dlouhodobě, ale toto raději nechejme tak.), atd.

Schopnost pracovat s ideální scénou je tak trochu test duševního zdraví, ale i charakteru. Nejrozumnější lidé mají správné očekávání ohledně priorit a umějí i ocenit, když někdo dokáže naplnit tyto požadavky.

Dobrý člověk ocení, že jste odvedli obrovskou a namáhavou práci. Špatný člověk ten výsledek přejde mlčením a vytkne vám, že všude kolem jsou piliny, a že jste špinavý, zpocený a smrdíte! Mezi nejzákeřnější lidské povahy patří ti, co záměrně přehlíží, že důležité věci jsou splněné a hledají nedotáhnuté, nedůležité detaily, aby vás mohli zkritizovat. Při pokusu uspokojit tyto lidi se spíše zblázníte a nedochází vám, že jim jde právě o to, abyste se zbláznili.

Ideální scéna zákeřných lidí je: Každého jiného člověka je potřeba dostat dolů na emocích, do zoufalství, bezradnosti, ať je neschopný, nevzdělaný a bezbranný.

O použití ideální scény v procesu plánování si v tomto seriálu ještě povíme více, ale nyní jste už jistě pochopili několik důležitých základů.

 

Pavoľ Timko, zakladatel Business Success

Kolik produkujete

Základy plánování II.

V minulém díle seriálu jsme si řekli, že bez solidní produkce není možné cokoliv plánovat a v tomto článku si ukážeme, že pro správné rozhodnutí je nutné poznat trend ohledně množství vaší produkce.

Všimněte si, že zákazníci neodměňují dodavatele za snahu, ale pouze za produkt. Fotbalový zápas se nehraje na šance, ani na územní převahu, ale výhradně na střelené a uznané góly. Počítá se jen a výhradně PRODUKT!!! (Samozřejmě trenér může pracovat na tom, aby si jeho mužstvo vypracovalo více šancí, aby se tak vytvořilo více předpokladů na dobré skóre.)

Jak bude vypadat plánování hokejového mužstva, které dává stále méně a méně gólů?

Jak může vypadat strategie firmy, jejíž obrat vypadá dlouhodobě takto?

Kdybyste byli živnostníkem a vaše příjmy by vypadaly právě takto, myslíte si, že by byl dobrý nápad koupit si nyní drahý byt na hypotéku a k tomu drahé auto na leasing? Určitě ne!

Vaše plánování nyní musí nutně souviset s tím, abyste zvýšily příjmy, abyste zvrátili tento negativní trend.

                                                      xxx

Kdyby příjmy firmy vypadaly takto, jak to ovlivní plánování?

Každého druhého člověka napadne, že při takovémto trendu se jistě nacházíme v příjemných problémech, kde musíme napnout všechny síly, abychom zvládli zvýšený zájem o naše produkty, a musíme se soustředit na to, co děláme dobře, aby takovýto vývoj produkce pokračoval.

                                                      xxx

Jen blázen nebo velmi neznalý člověk bude plánovat bez toho, aby si definoval svoje produkty a bez toho, aby si nakreslil svoje výkony do grafu. Naopak, poučený člověk zajde ještě dál. Pochopí, že aktivity a konečné produkty mají souvislost. Podívejte se na tento graf, který ukazuje počet obchodních setkání na oddělení prodeje a pod tím ještě jednou příjmy firmy.

Co se stane, když se potom počet setkání obchodních zástupců začne vyvíjet takto?

Nemusíte vlastnit křišťálovou kouli, abyste mohli předvídat, že i příjmy firmy budou kopírovat tento trend a příjmy se začnou řítit dolů.

Kdybychom měli jen graf příjmů, tak bychom možná marně dumali nad příčinami poklesu, ale pokud bychom sledovali i aktivitu prodejců, lehce bychom mohli vyslovit hypotézu, že příjmy budou záviset na počtu setkání se zákazníky. Kdybychom opět vyhnali prodejce na schůzky a trvali na tom, že jich musí být více než 75, mohlo by se ukázat, že příjmy opět stoupnou k úrovni 60.000 a získali bychom tak jeden nesmírně hodnotný poznatek pro řízení firmy. Počet schůzek tak ve vaší firmě sehrává podobnou úlohu, jako počet střel na bránu, či počet šancí v hokeji nebo fotbale.

                                                      xxx

O práci s grafy, které měří produkci, by se daly psát celé romány a rozsáhlé učebnice, ale pozorný čtenář už z těchto řádků musí pochopit, že názornost grafu je v managementu neocenitelná.

Nechystám se tady nyní psát vysokoškolská skripta, vy jste už jistě pochopili, kam směřuji vaši pozornost. Zkuste si nakreslit do grafu svou produkci po rocích, měsících a být vámi, tak to začnu sledovat i po týdnech. K tomuto tématu se v tomto blogu ještě určitě vrátíme i mimo téma „Plánování“.

Uzavřeme tuto kapitolu jednoduchým tvrzením:

Bez toho, abych viděl svůj trend produkce, se o plánování téměř ani nedá hovořit.

Ostatní prvky plánování si probereme v dalších dílech seriálu.

Pavoľ Timko, zakladatel Business Success

Jednoduchost vítězí

Stává se ve vaší firmě, že lidé dělají, dělají, dělají, ale nakonec zjistíte, že vynechali ty nejdůležitější věci?

Nedávno jsem si povídal s jedním zákazníkem a ten si postěžoval, že jeho lidé nemají problém v tom, že by nevěděli, co mají dělat. Problém není ani v tom, že by chyběl popis práce, naopak, je toho v jeho firmě víc než dost. A přece se stává, že pracovníci někdy neudělají ty nejzákladnější věci.

V této věci se vyskytují dva základní extrémy:

V jednom případě firmy běží jen na základě toho, co je zažité a co se jim řekne. Nějaké formální popisy pracovních postů neexistují a zkušenosti se odevzdávají jako lidové pověsti – ústním podáním.

Opačný extrém budou firmy, které mají téměř puntičkářský systém, kde je všechno definované a zaměstnanci můžou směrnice a interní předpisy přehazovat vidlemi, tolik jich tam je. Ale i navzdory tomu tady vidíme, že lidé často nedělají to, co by měli.

Majitele či šéfy firem to samozřejmě rozčílí. Vytvořit takový systém vyžaduje nesmírné úsilí. Tolik energie do toho dáme a nakonec se vážené panstvo ani neunavuje věci přečíst a dodržet? To je k vzteku!

Dali jste vašim lidem mnoho instrukcí a směrnic o tom, co je třeba dělat? Pointa je někde ve slově MNOHO. Pokud si totiž vedení firmy potrpí na detaily, tak potom se lehko stane, že velké množství informací zaměstnance vykolejí, pokud nebudeme neustále zdůrazňovat ty nejdůležitější data.

Příklad:

Když budete dávat první pomoc, tak nejdříve kontrolujete dýchání, tep a sledujete, jestli nastalo masívní krvácení, které je třeba zastavit. Nebudete se zabývat odřeninami, zlomeninami. NEJDŘÍV uvolněte dýchací cesty, nastartujte srdce, zastavte těžké krvácení. Toto bychom měli opakovat všem lidem, protože nikdy nevíme, kdo bude v roli zachránce, ale pokud bude, pak v klíčových činnostech nesmí zaváhat.

Důležitá rada majitelům a šéfům:

Když už jste vytvořili systém, který podrobně popisuje povinnosti pracovníků, ujistěte se, že máte definované nadřazené – nejdůležitější principy a úlohy. Ty důležité je potřeba přímo omílat a věnovat se jim pětkrát více, než těm méně důležitým detailům.

Pokud jste ještě systém nevytvořili, tak ho začněte tvořit, ale nikdy nezapomeňte, že budete potřebovat zdůraznit, co je důležité a co ne.

Ukážeme si jeden smrtelný příklad z praxe. I když se ještě neukončilo vyšetřování havárie letu Air France 447 z června 2009, část informací už pronikla na veřejnost.

Všechno začalo tím, že přístroje přestaly poskytovat spolehlivé informace o rychlosti letadla (pravděpodobně led ucpal tzv. Pitotovy trubice – přístroj měřící  rychlost) a palubní počítače vypnuly autopilota. Piloti v kokpitu museli převzít manuální řízení. Zatím z neobjasněných příčin začali s letadlem stoupat z letové hladiny 10.670 m na 11.580 m, přičemž postupně ztráceli rychlost. V řídkém vzduchu a v turbulencích tropické bouřky letadlo narazilo na fyzikální hranice a začalo padat. Airbus se pohyboval mírně dopředu a padal dolů přibližnou rychlostí 180 km/h. Stroj potřebuje rychlost, pokud se má udržet ve vzduchu.

Piloti jsou trénovaní, aby v případě pádu otočili předek letadla dolů, aby udrželi rychlost a udrželi letadlo ve vzduchu. Zkušenost však jasně říká, že 80% pilotů, má tendenci instinktivně udělat přesný opak. Tahají řídící páku k sobě a to je fatální chyba. Přesně toto se dělo i během letu AF447.

Jenom trénink vede k tomu, aby piloti potlačili instinkty a dělali to, co je správné.

Záznamy z černé skříňky říkají, že dezorientovaný pilot opakovaně a tvrdohlavě zvedal předek letadla. Možná se domníval, že letadlo letí příliš rychle a takto chtěl zabránit katastrofě.

Je příliš brzo dělat definitivní závěry a obviňovat jen piloty. Letadlo řídil služebně nejmladší pilot Pierre-Cedric Bonin, kapitán v tom okamžiku odpočíval na lůžku mimo kokpit. Bylo pár minut po druhé hodině v noci, letěli přes bouřkovou oblačnost v úplné tmě. Do kokpitu se valil neodbytný proud poplašných zpráv, jak postupně vypadávaly jednotlivé systémy a odpoutávaly pozornost pilotů. Záznam z kokpitu říká, že piloti v jistém momentu už nevěřili přístrojům a opravdu nevěděli, co se děje. Když to nevěděli piloti, tak pasažéři už vůbec nechápali, o co jde, a zemřeli nic netušíc v sekundě nárazu na hladinu. Kymácivé pohyby letadla jistě připisovali turbulencím, které jim ohlásil pilot do kabiny jen pár minut před katastrofou. Alespoň toto může trochu uklidnit naši děsivou představivost, jen piloti museli s hrůzou pozorovat neúprosně klesající výškoměr dlouhých (nebo i krátkých, jak chcete) 210 sekund až do fatálního konce.

Kdyby čtenáři blogu chtěli, mohl bych napsat celý článek o tom, co se momentálně ví o této katastrofě, ale zůstaňme u původního tématu tohoto článku. Je to jednoduchost. Každý pilot se v letecké škole učí následující jednoduché pravidlo: Když letadlo ztratilo rychlost a padá, tak je potřeba otočit předek dolů, nabrat rychlost, vybrat klesání a letět už bezpečně vodorovným letem.

Řídící páku (hovorově „knipl“) potlačit dopředu!!! Nabrat rychlost! To by zachránilo stovky lidí během letu AF447. Detaily této katastrofy budou zveřejněné asi až v roce 2012, ale už dnes víme jednu věc jistě: Všichni piloti, nejen ti s průkazem na Airbus 330, půjdou do trenažéru a trenéři jim nasimulují všechny okolnosti z osudného letu. Budou trénovat tak dlouho, dokud neprokážou, že umí zachránit letadlo navzdory tmě, bouřce a nefungujícím přístrojům.

Letadla se staly nesmírně složitými. Možná jsme už dospěli do stádia, kdy piloti přestali pilotovat a stali se jen záložní jednotkou pro případy, když složitá automatika letadel selhává. Ať je to jakkoli, pilotům bychom měli připomenout jednoduché základy.

Jednoduchost musí zvítězit. Je jedno, jak moc toho mají pracovníci vědět. Je jedno, jak složité jsou firemní předpisy. Vždy existují jednoduché základní principy, které je třeba zaměstnancům vysvětlit a zdůrazňovat. Pokud má popis práce sto stran, 80% času tréninku se musí věnovat 10ti klíčovým stranám, které by měli obsahovat ty nejdůležitější a nejjednodušší principy.                 

Pavol Timko, zakladatel Business Success

Co produkujete

Základy plánování I.

Pokud se máme bavit o plánování, je třeba začít úplně od podlahy. I když se plánování zaobírá budoucností, nemůžete přitom vynechat zkoumání minulosti. Tyto řádky budou číst hlavně lidé, kteří už mají něco za sebou a první otázka, kterou by si měli položit je – co jsem úspěšně produkoval v minulosti? Co ode mě chtěli? Co ode mě kupovali?

Mluvíme o tématu produkt, to je to jediné, co se v tomto světě počítá. Výsledek, konečný produkt, odevzdané dílo. Ne úmysly, ne snaha, ne činnosti, ale jedině a výlučně produkt.

Když chcete plánovat, nutně musíte říct, co budete v rámci vaší aktivity produkovat, resp. co už v této chvíli produkujete. Bez přetrvávající produkce se nikam nedostanete. Marně by si slavný polárník Roald Amundsen stanovil cíl dosáhnout jižní pól, kdyby každý den neprošel stanovenou vzdálenost denní etapy.

Zbytečně sní sportovec o zlaté medaili, když není ochotný odtrpět a dokončit vždy každý trénink. Nebudete mít úspěšnou restauraci, pokud nedokážete hostům položit na stůl dobře uvařená chutná jídla, za která můžete zinkasovat tržby. 

Produkt je nějaká služba, nějaký výrobek, který musíte vyrobit, dokončit a dodat. Snaha se možná cení, ale nemilosrdné zákony ekonomiky říkají, že odměněný bude jen výsledek. Musí mít výbornou kvalitu, musíte jej dát do rukou konzumenta a jen tehdy to přispěje k dosáhnutí vašeho cíle, pokud za to obdržíte i výměnu, nejčastěji ve formě peněz.   
   

Ať už chcete dosáhnout jakékoliv mety v životě, vždy byste si měli klást otázku, co vlastně dokážete produkovat tak, že to uděláte až do konce a pro někoho to může být cenné. Za produktem se může skrývat mnoho činností, ale cení se až výsledek.

Vždyť už i slovo produkt v sobě skrývá tuto myšlenku. Latinské pro-ducere by se dalo přeložit i jako před-vést. Když si představíte hrnčířskou dílnu, tak tam někde vzadu mícháme suroviny, točíme hliněnou hmotu na hrnčířském kruhu, vypalujeme výrobky v peci, případně je ještě glazurujeme nebo zdobíme. Ale až když je všechno hotovo, až tehdy to můžeme všechno předvést vpředu na rušné ulici, kde zákazníci vytáhnou měšec a jsou ochotní platit.  

Pavol Timko, zakladatel Business Success