(Ne-)dosažitelný ideál?

Základy plánování III.
Pokud máte jasno v tom, co produkujete a znáte i trend své produkce, potom je rozumné podívat se na tzv. ideální scénu celé vaší aktivity.

Když chcete dosahovat určité cíle, potom tato aktivita musí splňovat určité rozumné parametry a předpoklady.

Ke každé činnosti by se dal udělat sáhodlouhý seznam žádoucích vlastností a podmínek, ale i tady platí, že nejdříve je nutné definovat a zkontrolovat ty NEJdůležitější věci.

Když jsem debatoval s dcerou o tom, že by chtěla notebook, zeptal jsem se jí, co by měl splňovat. Odpověď byla, že by měl být „bílý“, čemuž jsme se hned i hodně zasmáli, protože bylo jasné, že tato podmínka je v pořadí důležitosti až někde velmi vzadu. Ale teď vážně.  Co je ta úplně první věc, když si dáme za cíl koupit si notebook? První bod ideální scény tohoto zařízení by mohl být:

• umožňuje mi prohlížet, vytvářet, zpracovávat, ukládat a posílat různé dokumenty nejen doma, ale i na cestách, po určitý čas i bez připojení k elektrické síti.

Koupím něco, co toto splňuje? No, to je to hlavní.

Asi bychom byli schopni definovat i další věci:

• je dost výkonný, aby se aplikace vůbec daly spustit a dalo se s nimi pracovat pohodlně
• mám na něm potřebné aplikace
• mám na něm dostatečný prostor pro data
• má potřebnou výdrž baterie
• je odolný
• je na něm předvolený blog Manažerské strategie, atd.

Samozřejmě si můžeme definovat i detaily a každý teenager by připustil, že pokud ho bude používat mezi svými vrstevníky, tak by měl vypadat „cool“ a měl by tedy mít trendový design. Tady ovšem správně podotknete, že se už přestáváme bavit o potřebě s počítačem pracovat, ale přecházíme k potřebě dělat dojem.

Ideální scéna je koncept, který je poměrně málo známý a přece se používá intuitivně, zejména v technických oblastech. Když piloti před startem letadla používají tzv. checklisty pro předletovou přípravu, tak v podstatě procházejí jednu podmínku ideální scény za druhou a je jim i jasné, že některé věci jsou životně důležité a některé sehrávají menší roli. Každý pilot by vám uměl říci, které systémy MUSÍ na letadle fungovat, když s ním chce jakžtakž bezpečně vzlétnout a přistát. 

Když máte auto, tak první bod jeho ideální scény zní přibližně takto:

• bezpečně a spolehlivě přepravuje posádku a náklad po cestách z bodu A do bodu B

Velmi rychle bychom uměli přidat celou škálu dalších podmínek:

• je ekonomické ve spotřebě a provozu
• všechny technické systémy jsou v pořádku
• je pohodlné a rychlé
• reprezentuje můj společenský status
• je čisté
• způsobuje radost, požitek z jízdy
• platby za leasing mě nezruinují, atd.

Mohli bychom dlouho jmenovat tyto věci, ale čtenářovi je jasné, že postupně budeme procházet od podstatných věcí stále více k podružným detailům. Ideální scéna věrně odráží i to, co skutečně od takového vozidla očekáváte. Když změníme první bod ideální scény tak, že přepravuje posádku a náklad po cestách v těžkém terénu, najednou zjistíme, že se dostáváme k úplně jinému typu auta, za úplně jinou cenu…

Pokud si sednete do auta, tak možná neuvažujete nad ideální scénou takto formálně, ale i tak alespoň intuitivně jdete v duchu podle jistého seznamu. Před nasednutím se díváte: Stojí rovně? (Není některé kolo měkké?) Vidím nějaké zřetelné poškození? Vidím skrz skla na všechny strany? Startuje bez problémů? Nevydává podivné zvuky? Nesvítí nějaké varovné kontrolky? Mám dost paliva na zamýšlenou cestu? Mám platné doklady, STK, dálniční známku? Neschovává se na zadním sedadle najatý vrah? Nemám k zapalování připojenou bombu? (Poslední věci se už týkají mafiánského prostředí.)

Když se máme dopracovat k nějakému cíli pro firmu, rodinu, nebo celý stát, potom je potřeba poznat ideální scénu té věci. Nízké, neambiciózní cíle vyžadují méně náročnou ideální scénu, vysoké cíle zase přímo volají po přísné, náročné a propracované ideální scéně.

Pokud byste měli fotbalový tým složený z kamarádů, tak jeho ideální scéna kopíruje fakt, že se snažíte jen o nenáročnou zábavu. Když byste měli na starosti mužstvo FC Barcelona, tak byste museli vypracovat poměrně dlouhou a detailní ideální scénu, jestliže chcete pomýšlet na nejvyšší mety.

Když budete chvíli pozorovat celé dění v průměrném klubu a potom byste dostali výsadu strávit čas s realizačním týmem barcelonského velkoklubu, tak byste IHNED rozeznali přímo nebetyčné rozdíly. Ale co jsou ty věci, které vidíte? No, na vlastní oči se díváte na odlišně nastavené a hlavně prosazované ideální scény.

Ideální scéna a její popis je nejzákladnějším nástrojem pro korekce a vylepšení. Když znáte ideální scénu, stačí se podívat na „reálnou scénu“ a rychle byste měli vidět odchylky od potřebného a požadovaného ideálu. Pokud vidíte odchylky od zásadních bodů, tak si to vyžaduje okamžitý a radikální zásah. Proč záchranáři nejdříve zkoumají dýchání a krevní oběh? Protože jejich fungování je předmětem prvního bodu ideální scény pro lidský organismus. Odřeniny počkají na pozdější ošetření. Zastavení dechu nebo krvácení z tepny nesnese odklad. 

Když se začnete zabývat detailním popisem ideální scény, měli byste si vždy definovat první bod ideální scény a ten získáte odpovědí na otázku: “Jaký účel má tato věc?“

Zubař: kontroluje, udržuje a opravuje chrup pacienta

Kino:   promítá divákům zajímavé filmy
Vláda: řídí zemi tak, že se dlouhodobě zlepšují možnosti obyvatelstva na slušný život
(Důraz je právě na slově dlouhodobě, ale toto raději nechejme tak.), atd.

Schopnost pracovat s ideální scénou je tak trochu test duševního zdraví, ale i charakteru. Nejrozumnější lidé mají správné očekávání ohledně priorit a umějí i ocenit, když někdo dokáže naplnit tyto požadavky.

Dobrý člověk ocení, že jste odvedli obrovskou a namáhavou práci. Špatný člověk ten výsledek přejde mlčením a vytkne vám, že všude kolem jsou piliny, a že jste špinavý, zpocený a smrdíte! Mezi nejzákeřnější lidské povahy patří ti, co záměrně přehlíží, že důležité věci jsou splněné a hledají nedotáhnuté, nedůležité detaily, aby vás mohli zkritizovat. Při pokusu uspokojit tyto lidi se spíše zblázníte a nedochází vám, že jim jde právě o to, abyste se zbláznili.

Ideální scéna zákeřných lidí je: Každého jiného člověka je potřeba dostat dolů na emocích, do zoufalství, bezradnosti, ať je neschopný, nevzdělaný a bezbranný.

O použití ideální scény v procesu plánování si v tomto seriálu ještě povíme více, ale nyní jste už jistě pochopili několik důležitých základů.

 

Pavoľ Timko, zakladatel Business Success

Kolik produkujete

Základy plánování II.

V minulém díle seriálu jsme si řekli, že bez solidní produkce není možné cokoliv plánovat a v tomto článku si ukážeme, že pro správné rozhodnutí je nutné poznat trend ohledně množství vaší produkce.

Všimněte si, že zákazníci neodměňují dodavatele za snahu, ale pouze za produkt. Fotbalový zápas se nehraje na šance, ani na územní převahu, ale výhradně na střelené a uznané góly. Počítá se jen a výhradně PRODUKT!!! (Samozřejmě trenér může pracovat na tom, aby si jeho mužstvo vypracovalo více šancí, aby se tak vytvořilo více předpokladů na dobré skóre.)

Jak bude vypadat plánování hokejového mužstva, které dává stále méně a méně gólů?

Jak může vypadat strategie firmy, jejíž obrat vypadá dlouhodobě takto?

Kdybyste byli živnostníkem a vaše příjmy by vypadaly právě takto, myslíte si, že by byl dobrý nápad koupit si nyní drahý byt na hypotéku a k tomu drahé auto na leasing? Určitě ne!

Vaše plánování nyní musí nutně souviset s tím, abyste zvýšily příjmy, abyste zvrátili tento negativní trend.

                                                      xxx

Kdyby příjmy firmy vypadaly takto, jak to ovlivní plánování?

Každého druhého člověka napadne, že při takovémto trendu se jistě nacházíme v příjemných problémech, kde musíme napnout všechny síly, abychom zvládli zvýšený zájem o naše produkty, a musíme se soustředit na to, co děláme dobře, aby takovýto vývoj produkce pokračoval.

                                                      xxx

Jen blázen nebo velmi neznalý člověk bude plánovat bez toho, aby si definoval svoje produkty a bez toho, aby si nakreslil svoje výkony do grafu. Naopak, poučený člověk zajde ještě dál. Pochopí, že aktivity a konečné produkty mají souvislost. Podívejte se na tento graf, který ukazuje počet obchodních setkání na oddělení prodeje a pod tím ještě jednou příjmy firmy.

Co se stane, když se potom počet setkání obchodních zástupců začne vyvíjet takto?

Nemusíte vlastnit křišťálovou kouli, abyste mohli předvídat, že i příjmy firmy budou kopírovat tento trend a příjmy se začnou řítit dolů.

Kdybychom měli jen graf příjmů, tak bychom možná marně dumali nad příčinami poklesu, ale pokud bychom sledovali i aktivitu prodejců, lehce bychom mohli vyslovit hypotézu, že příjmy budou záviset na počtu setkání se zákazníky. Kdybychom opět vyhnali prodejce na schůzky a trvali na tom, že jich musí být více než 75, mohlo by se ukázat, že příjmy opět stoupnou k úrovni 60.000 a získali bychom tak jeden nesmírně hodnotný poznatek pro řízení firmy. Počet schůzek tak ve vaší firmě sehrává podobnou úlohu, jako počet střel na bránu, či počet šancí v hokeji nebo fotbale.

                                                      xxx

O práci s grafy, které měří produkci, by se daly psát celé romány a rozsáhlé učebnice, ale pozorný čtenář už z těchto řádků musí pochopit, že názornost grafu je v managementu neocenitelná.

Nechystám se tady nyní psát vysokoškolská skripta, vy jste už jistě pochopili, kam směřuji vaši pozornost. Zkuste si nakreslit do grafu svou produkci po rocích, měsících a být vámi, tak to začnu sledovat i po týdnech. K tomuto tématu se v tomto blogu ještě určitě vrátíme i mimo téma „Plánování“.

Uzavřeme tuto kapitolu jednoduchým tvrzením:

Bez toho, abych viděl svůj trend produkce, se o plánování téměř ani nedá hovořit.

Ostatní prvky plánování si probereme v dalších dílech seriálu.

Pavoľ Timko, zakladatel Business Success

Jednoduchost vítězí

Stává se ve vaší firmě, že lidé dělají, dělají, dělají, ale nakonec zjistíte, že vynechali ty nejdůležitější věci?

Nedávno jsem si povídal s jedním zákazníkem a ten si postěžoval, že jeho lidé nemají problém v tom, že by nevěděli, co mají dělat. Problém není ani v tom, že by chyběl popis práce, naopak, je toho v jeho firmě víc než dost. A přece se stává, že pracovníci někdy neudělají ty nejzákladnější věci.

V této věci se vyskytují dva základní extrémy:

V jednom případě firmy běží jen na základě toho, co je zažité a co se jim řekne. Nějaké formální popisy pracovních postů neexistují a zkušenosti se odevzdávají jako lidové pověsti – ústním podáním.

Opačný extrém budou firmy, které mají téměř puntičkářský systém, kde je všechno definované a zaměstnanci můžou směrnice a interní předpisy přehazovat vidlemi, tolik jich tam je. Ale i navzdory tomu tady vidíme, že lidé často nedělají to, co by měli.

Majitele či šéfy firem to samozřejmě rozčílí. Vytvořit takový systém vyžaduje nesmírné úsilí. Tolik energie do toho dáme a nakonec se vážené panstvo ani neunavuje věci přečíst a dodržet? To je k vzteku!

Dali jste vašim lidem mnoho instrukcí a směrnic o tom, co je třeba dělat? Pointa je někde ve slově MNOHO. Pokud si totiž vedení firmy potrpí na detaily, tak potom se lehko stane, že velké množství informací zaměstnance vykolejí, pokud nebudeme neustále zdůrazňovat ty nejdůležitější data.

Příklad:

Když budete dávat první pomoc, tak nejdříve kontrolujete dýchání, tep a sledujete, jestli nastalo masívní krvácení, které je třeba zastavit. Nebudete se zabývat odřeninami, zlomeninami. NEJDŘÍV uvolněte dýchací cesty, nastartujte srdce, zastavte těžké krvácení. Toto bychom měli opakovat všem lidem, protože nikdy nevíme, kdo bude v roli zachránce, ale pokud bude, pak v klíčových činnostech nesmí zaváhat.

Důležitá rada majitelům a šéfům:

Když už jste vytvořili systém, který podrobně popisuje povinnosti pracovníků, ujistěte se, že máte definované nadřazené – nejdůležitější principy a úlohy. Ty důležité je potřeba přímo omílat a věnovat se jim pětkrát více, než těm méně důležitým detailům.

Pokud jste ještě systém nevytvořili, tak ho začněte tvořit, ale nikdy nezapomeňte, že budete potřebovat zdůraznit, co je důležité a co ne.

Ukážeme si jeden smrtelný příklad z praxe. I když se ještě neukončilo vyšetřování havárie letu Air France 447 z června 2009, část informací už pronikla na veřejnost.

Všechno začalo tím, že přístroje přestaly poskytovat spolehlivé informace o rychlosti letadla (pravděpodobně led ucpal tzv. Pitotovy trubice – přístroj měřící  rychlost) a palubní počítače vypnuly autopilota. Piloti v kokpitu museli převzít manuální řízení. Zatím z neobjasněných příčin začali s letadlem stoupat z letové hladiny 10.670 m na 11.580 m, přičemž postupně ztráceli rychlost. V řídkém vzduchu a v turbulencích tropické bouřky letadlo narazilo na fyzikální hranice a začalo padat. Airbus se pohyboval mírně dopředu a padal dolů přibližnou rychlostí 180 km/h. Stroj potřebuje rychlost, pokud se má udržet ve vzduchu.

Piloti jsou trénovaní, aby v případě pádu otočili předek letadla dolů, aby udrželi rychlost a udrželi letadlo ve vzduchu. Zkušenost však jasně říká, že 80% pilotů, má tendenci instinktivně udělat přesný opak. Tahají řídící páku k sobě a to je fatální chyba. Přesně toto se dělo i během letu AF447.

Jenom trénink vede k tomu, aby piloti potlačili instinkty a dělali to, co je správné.

Záznamy z černé skříňky říkají, že dezorientovaný pilot opakovaně a tvrdohlavě zvedal předek letadla. Možná se domníval, že letadlo letí příliš rychle a takto chtěl zabránit katastrofě.

Je příliš brzo dělat definitivní závěry a obviňovat jen piloty. Letadlo řídil služebně nejmladší pilot Pierre-Cedric Bonin, kapitán v tom okamžiku odpočíval na lůžku mimo kokpit. Bylo pár minut po druhé hodině v noci, letěli přes bouřkovou oblačnost v úplné tmě. Do kokpitu se valil neodbytný proud poplašných zpráv, jak postupně vypadávaly jednotlivé systémy a odpoutávaly pozornost pilotů. Záznam z kokpitu říká, že piloti v jistém momentu už nevěřili přístrojům a opravdu nevěděli, co se děje. Když to nevěděli piloti, tak pasažéři už vůbec nechápali, o co jde, a zemřeli nic netušíc v sekundě nárazu na hladinu. Kymácivé pohyby letadla jistě připisovali turbulencím, které jim ohlásil pilot do kabiny jen pár minut před katastrofou. Alespoň toto může trochu uklidnit naši děsivou představivost, jen piloti museli s hrůzou pozorovat neúprosně klesající výškoměr dlouhých (nebo i krátkých, jak chcete) 210 sekund až do fatálního konce.

Kdyby čtenáři blogu chtěli, mohl bych napsat celý článek o tom, co se momentálně ví o této katastrofě, ale zůstaňme u původního tématu tohoto článku. Je to jednoduchost. Každý pilot se v letecké škole učí následující jednoduché pravidlo: Když letadlo ztratilo rychlost a padá, tak je potřeba otočit předek dolů, nabrat rychlost, vybrat klesání a letět už bezpečně vodorovným letem.

Řídící páku (hovorově „knipl“) potlačit dopředu!!! Nabrat rychlost! To by zachránilo stovky lidí během letu AF447. Detaily této katastrofy budou zveřejněné asi až v roce 2012, ale už dnes víme jednu věc jistě: Všichni piloti, nejen ti s průkazem na Airbus 330, půjdou do trenažéru a trenéři jim nasimulují všechny okolnosti z osudného letu. Budou trénovat tak dlouho, dokud neprokážou, že umí zachránit letadlo navzdory tmě, bouřce a nefungujícím přístrojům.

Letadla se staly nesmírně složitými. Možná jsme už dospěli do stádia, kdy piloti přestali pilotovat a stali se jen záložní jednotkou pro případy, když složitá automatika letadel selhává. Ať je to jakkoli, pilotům bychom měli připomenout jednoduché základy.

Jednoduchost musí zvítězit. Je jedno, jak moc toho mají pracovníci vědět. Je jedno, jak složité jsou firemní předpisy. Vždy existují jednoduché základní principy, které je třeba zaměstnancům vysvětlit a zdůrazňovat. Pokud má popis práce sto stran, 80% času tréninku se musí věnovat 10ti klíčovým stranám, které by měli obsahovat ty nejdůležitější a nejjednodušší principy.                 

Pavol Timko, zakladatel Business Success

Co produkujete

Základy plánování I.

Pokud se máme bavit o plánování, je třeba začít úplně od podlahy. I když se plánování zaobírá budoucností, nemůžete přitom vynechat zkoumání minulosti. Tyto řádky budou číst hlavně lidé, kteří už mají něco za sebou a první otázka, kterou by si měli položit je – co jsem úspěšně produkoval v minulosti? Co ode mě chtěli? Co ode mě kupovali?

Mluvíme o tématu produkt, to je to jediné, co se v tomto světě počítá. Výsledek, konečný produkt, odevzdané dílo. Ne úmysly, ne snaha, ne činnosti, ale jedině a výlučně produkt.

Když chcete plánovat, nutně musíte říct, co budete v rámci vaší aktivity produkovat, resp. co už v této chvíli produkujete. Bez přetrvávající produkce se nikam nedostanete. Marně by si slavný polárník Roald Amundsen stanovil cíl dosáhnout jižní pól, kdyby každý den neprošel stanovenou vzdálenost denní etapy.

Zbytečně sní sportovec o zlaté medaili, když není ochotný odtrpět a dokončit vždy každý trénink. Nebudete mít úspěšnou restauraci, pokud nedokážete hostům položit na stůl dobře uvařená chutná jídla, za která můžete zinkasovat tržby. 

Produkt je nějaká služba, nějaký výrobek, který musíte vyrobit, dokončit a dodat. Snaha se možná cení, ale nemilosrdné zákony ekonomiky říkají, že odměněný bude jen výsledek. Musí mít výbornou kvalitu, musíte jej dát do rukou konzumenta a jen tehdy to přispěje k dosáhnutí vašeho cíle, pokud za to obdržíte i výměnu, nejčastěji ve formě peněz.   
   

Ať už chcete dosáhnout jakékoliv mety v životě, vždy byste si měli klást otázku, co vlastně dokážete produkovat tak, že to uděláte až do konce a pro někoho to může být cenné. Za produktem se může skrývat mnoho činností, ale cení se až výsledek.

Vždyť už i slovo produkt v sobě skrývá tuto myšlenku. Latinské pro-ducere by se dalo přeložit i jako před-vést. Když si představíte hrnčířskou dílnu, tak tam někde vzadu mícháme suroviny, točíme hliněnou hmotu na hrnčířském kruhu, vypalujeme výrobky v peci, případně je ještě glazurujeme nebo zdobíme. Ale až když je všechno hotovo, až tehdy to můžeme všechno předvést vpředu na rušné ulici, kde zákazníci vytáhnou měšec a jsou ochotní platit.  

Pavol Timko, zakladatel Business Success