Jak se realizuje PLÁN?

Základy plánování X.

Měli bychom navázat na předcházející díl seriálu a říct si více o tom, jak změníme plány na skutečnost. Pokud jsme označovali plán jako něco, co je jen všeobecně načrtnutý záměr bez detailů realizace, pak se mnozí zeptají: „Jak dostanu ten plán do reality?“

Odpovědí je série za sebou jdoucích kroků, které se nazývají PROGRAM. Když se totiž pustím do realizace plánu, měl bych nejdříve pouvažovat nad tím, co je třeba udělat, pokud se má plán zrealizovat.

Kdybyste měli vyměnit pletivo na plotě, tak vás neodvratně čeká přibližně takovýto program:

• změřit rozměry plotu
• vybrat materiál na obnovu
• zvolit si dodavatele
• udělat rozpočet
• nákup a dovoz domů
• získat pomocníky
• zabezpečit nástroje
• zabezpečit uvázaní psa sousedů
• demontáž starého plotu
• výměna hlavních drátů
• natáhnutí pletiva na nosné prvky
• dokončení práce a úklid
• oslava na zahradě

Není řečeno, že toto je jediný možný způsob rozepsání tohoto plánu na kroky programu, ale tyto za sebou jdoucí aktivity by s velkou pravděpodobností vedly k úspěchu. Všimněte si, že máme dopředu promyšlený program jednotlivých kroků, které si můžeme napsat na papír a odškrtávat splnění každé úlohy.

Proč tomuto říkáme program? Je to původně z řečtiny (programma), vyvinulo se ze slov pro = předem + graphein = napsat. Vždyť i televizní program v časopise se skládá z předem napsaných relací a filmů, u kterých najdete čas vysílání. 

Kdybyste dělali plány jen pro sebe, tak byste možná nic nepsali. Vždyť jednoduchá aktivita se opravdu dá zrealizovat tak, že všechno nosíte v hlavě. Ale pokud jde o něco složitějšího, tak si jednotlivé kroky programu napište na papír, abyste na nic nezapomněli.

Když manželka napíše manželovi seznam věcí, která má v supermarketu nakoupit, tak se mu postará o program, ve kterém běhá křížem krážem po obchodě a dává jednotlivé položky do nákupního vozíku. Pokročilé manželky píšou seznam v takovém pořadí, v jakém jsou potraviny v prodejně vystavené a vědí, že nejdříve je v obchodě zelenina, potom minerálky, potom pečivo, atd.

Potřeba rozepisovat plán do programu prudce roste, pokud se jedná o týmovou práci. Někdo má na starosti plánování, případně šéfování a někdo zase vykonávání. Program je nesmírně důležitý nástroj na koordinaci, protože předem napsané body programu ukazují:

• co má být vykonané
• kdo to má udělat
• do kdy to má být splněno
• v jakém pořadí se mají úlohy vykonávat

Jestliže PLÁNY jako takové hovoří jen o všeobecných záměrech a věcech, které je třeba zvládnout, PROGRAMY jsou první úroveň detailů vykonávání plánů, kde už vidíme i časovou následnost úloh.

Příště si o tom řekneme více.

Autor: Pavoľ Timko

Plány musí mít hlavu a patu

Základy plánování IX.

V našem seriálu o plánování jsme už mluvili o mnoha věcech, ať už to byly cíle, účely, atd., ale nezmínili jsme položku PLÁNY, jako takové.

Když bych si dal za cíl vylézt na Mt. Everest, pak je zcela zjevné, že na dosažení této mety budu potřebovat ne jeden, ale celou řadu plánů. Pokud bych chtěl všechno promyslet a držet jen v hlavě, brzy bych ji měl nafouknutou, jako balón.

Vše, co se zdá složité, se intuitivně snažíme dát do přehlednější podoby. Tady jsme mimochodem i u původu slova plánování. Plán pochází z latiny, kde planum znamená rovná plocha. Jakýkoliv plán nakreslený do hlíny, na tabulku, na papír nebo na obrazovku počítače nám dává NADHLED. Dívat se na věci shora, mít odstup a přehled, to je to, co se při plánování snažíme dosáhnout. Strategii bitvy, kterou generál kreslí do mapy, bude výstižnější než tisíce popisných slov.

Pokud chceme uskutečnit výpravu na vysokou horu, tak uděláme dobře, když dáme na papír všechny ty oblasti, které musíme zvládnout. Mohly by vypadat následovně:

• zabezpečit financování
• dát dohromady tým lidí
• získat povolení na výstup
• připravit trénink pro členy expedice
• posbírat informace o výpravách v minulosti
• zabezpečit dopravu z Evropy do Nepálu (případně do Tibetu)
• zabezpečit transport v horách
• zabezpečit materiální vybavení a stravu, atd.

Všimněte si, že jsme tady vyjmenovali osm rozličných plánů, které se váží k jedinému cíli, a to jsme zdaleka nevyjmenovali všechno. Každý z těch plánů by se dal ještě rozdělit na menší části, případně je rozepsat do úloh jdoucích za sebou. Ale samotný PLÁN, je ten všeobecně načrtnutý  záměr, úmysl něco zvládnout.

Plán je plánem tehdy, pokud je to vyjádření úmyslu něco ve všeobecnosti zvládnout – překážku, problém. Neobsahuje nějaké detaily ani postupnost kroků, na to budeme mít v tomto seriálu další kapitoly.

Pokud bych měl cíl dostat se do Bratislavy, tak jeden z logických plánů by zněl jako „zvolit si, pořídit dopravní prostředek“. Neřeším detailně, co to má být. Formulace „zvolit si dopravní prostředek“ bude použitelná v každém případě.

No a tady si můžeme ukázat pár souvislostí s předcházejícími kapitolami.

Cíl:

Dostat se do Bratislavy.  

Účely:

• seznámit se a užít si krajinu mezi Prahou a Bratislavou
• sportovně se vyžít
• upevnit vztahy s mými kamarády

Když to bude vypadat takto, je dost možné, že plán „zvolit si dopravní prostředek“ skončí zakoupením či vypůjčením jízdního kola. Ale pokud to celé vypadá takto:

Cíl:

Dostat se do Bratislavy

Účely:

• uskutečnit krátké setkání s obchodním partnerem
• doplnit sklad součástek

Pak plán „zvolit si dopravní prostředek“ může dopadnout tak, že si zvolíme firemní dodávku kterou se dostaneme do Bratislavy po dálnici a ještě odvezeme i nakoupené součástky.

                                               xxxxx

Plány se často věnují překážkám a problémům. Pokud vaše ideální scéna mluví o tom, že váš autoservis dokáže uspokojit rostoucí poptávku jen s pěti zdviháky a do vaší haly se vejdou jen tři, tak máte problém. Jak se má vyřešit?

Potřebujete PLÁN. Mohl by znít – „Přistavit další halu.“

Plány se však týkají i pozitivních věcí. Kdybyste rýžovali zlato a průzkum by odhalil produktivní ložisko, tak by bylo jen logické, že se vám v hlavě zrodí PLÁN: „Zakoupit těžební technologii.“

Ještě jinak řečeno, plány velmi souvisí s ideální scénou. Když vidíte velkou odchylku, může být pozitivní i negativní. Chybějící zdviháky, zlatonosné ložisko, to všechno jsou věci, které řešíme pomocí plánů.

                                               xxxxxx 

V tomto seriálu si musíme objasnit ještě pár základních pojmů a potom dáme všechny souvislosti do jednoho logického celku.

Pavoľ Timko, zakladatel Business Success

Neobjasníš, neudělají

Základy plánování VIII
Když se bavíme o směrnicích a účelech, tak je třeba připomenout jeden důležitý fakt. Lidé jsou ve své prapodstatě svobodné bytosti a nedají se jen tak postrkovat. Pokud něco dělají, musí se v tom projevovat jejich vůle.

Samozřejmě, nejraději se někdo pustí do činnosti, která ho baví a dává mu smysl. Když si chcete zaběhat v parku, musíte to být vy, kdo si obuje sportovní boty a vyběhne ven. Ať už tím sledujete cokoliv, jestli je to touha zhubnout nebo je to jen prostá radost z pohybu.

Motivem konání je i strach. Pokud vás někdo donutí podepsat dokument s přiloženou hlavní revolveru na vaše čelo, jste to stále vy, kdo to podepsal, i když pachatel počítal s vaší ochotou založenou na strachu o život. Můžete zastavit na stopce před křižovatkou, ale ve vašem případě to nemusí být proto, že byste souhlasili s tím, že na bezpečné projetí křižovatky je třeba zastavit, ale ze strachu z pokuty.   

Jakákoliv strategie managementu selhává, když nepřivedete lidi k tomu, aby dělali věci, které je nutné vykonat. Generál Eisenhower často říkal, že velení znamená přivést lidi k tomu, aby udělali to, co musí udělat proto, že to chtějí udělat.

Je rozumné objasnit lidem účel nějaké směrnice, pokud má existovat naděje, že ji budou dodržovat. Jestliže směrnice je něco, co funguje, tak by mělo být rozumné chtít ji dodržovat. Problém je ovšem v tom, že lidé nemusí mít ta správná data nebo zkušenosti, případně cesta k úspěchu vede trnitými cestami.

Znáte všechny ty reklamy na zázračné pilulky na hubnutí? Slibují snižování hmotnosti bez hladovění a bez cvičení. Rozumného člověka nenalákají, ale stále se najde dost důvěřivých lidí, kteří zahodí za hlavu zdravý rozum (směrnice) a vydají peníze za něco, co většinou nefunguje. Směrnice říká, že tuk je jen zásoba energie a musíte té energie vydat více, než jí přijmete do těla. Buď zvýšíte výdaj používáním svalů anebo snížíte její příjem ve stravě, případně oboje.

Můžete se samozřejmě snažit prosazovat pravidla objasněním typu „proč?...pro slepičí kvoč“, můžete se i opírat o svou autoritu a doufat, že lidé jednoduše poslechnou. Zkušenosti ale jasně ukazují, že lidé milují svobodu a budou si dělat, co chtějí.

Když chceme, aby dělali to, co je potřebné, tak je musíme přivést k poznání, že to potřebné je zároveň rozumné. Rozumné nemusí být zároveň pohodlné a to je často jádro problému. Toto platí i v politice, tady ale narážíme na paradox. Pravdu má zodpovědný politik, který řekne, že základem dobrého života je tvrdá práce, námaha, trpělivost a odříkání. Manipulátor a populista řekne, že není třeba tak tvrdě pracovat, protože ti méně usilovní a vzdělaní dostanou přerozdělené to, co se zabaví těm usilovnějším a šikovnějším. Bohužel ve volbách hrozí, že lidé si vyberou populistu a neuvědomují si, že ten je nesplnitelnými sliby dostává do chudoby.

Základem každého útlaku je neznalost. Proto diktátoři a populisti propagují zjednodušené představy, které byly zjednodušené do takové míry, že se už staly lží. Jsou však na poslech pohodlnou lží. Lidé by se měli snažit více chápat principy života a ekonomiky, potom by nebyli rukojmími vlastní neznalosti.

Pokud chcete mít dobře fungující firmu, musíte objasňovat lidem směrnice, které nejsou ničím jiným, než zdravým rozumem. Každá směrnice má jeden či více účelů a velmi zvýšíte šance na její dodržování, když ten účel lidem objasníte. Obětovat minutu na objasnění účelu příkazu, který vydáte, může ušetřit celé hodiny, které byste ztratili, pokud se příkaz nesplní.

Strategie plánování -  to všechno se neobejde bez dobrých účelů a směrnic.

 

Pavoľ Timko, zakladatel Business Success    

Lépe vědět

Základy plánování VII.
Mnoho lidí si myslí, že plánování je v první řadě o vymýšlení způsobů a o hledání cesty v neprobádaných oblastech. Dokážou v rámci plánování hodně spekulovat a pletou si to s vývojovým oddělením NASA.

Je třeba říci velmi nahlas: Dříve než začnete vymýšlet nové postupy pro nějakou aktivitu, měli byste co nejpřesněji zjistit, co už nyní dobře funguje.

Kdybyste byli trenérem jakéhokoliv sportu, měli byste poznat úspěšné tréninkové metody minulých vítězů. Kdybyste chtěli otevřít restauraci, nejdřív byste museli ovládat standardní recepty jídel, které každý zná a až potom přijde čas na vymýšlení specialit.

Mezi nejhorší bludy manažerů patří představa, že nový šéf musí všechno měnit. Ve skutečnosti je takovýto postoj projevem hluboké neznalosti a nekompetentnosti, v některých případech se dá mluvit až o aroganci.

Vždyť i tam, kde je předmětem aktivity například výzkum vědy, i tam se vychází z dávno objevených a formulovaných zákonů, které tvoří základ jakéhokoliv dalšího pátrání a experimentování.

Oblast plánování, o které tady nyní mluvíme, jsou SMĚRNICE.

Směrnice to není byrokratický nástroj, ale ověřená fakta o životě, pravidla hry a zdravý rozum v akci. Směrnice jsou to, co funguje. Postupy, které zaručeně vedou k výsledku. Jsou to nejen recepty typu – „jak upéct chleba“, ale i zákonitosti, kterými se řídí příroda či společnost.

Kdybyste chtěli vylézt na Mt. Everest, udělali byste nejlépe, kdybyste věděli něco o financování expedic. O tom, jaká strava (a kolik) se tam hodí. Měli byste si zjistit něco o fyzické přípravě horolezců, prostudovat si knihy a zprávy o minulých expedicích. Tento seznam směrnic pro úspěšné zdolání osmitisícovky by zabral ještě nejméně dva odstavce.

V managementu si nehrajeme na náhody. Je pravda, že náhody hrají svou roli, pokud považujeme za náhodu, že spóry plísně pronikly do laboratoře pana Fleminga, který tak objevil penicilin. A zda to byla náhoda, že jablko údajně spadlo Newtonovi na hlavu a to ho vyprovokovalo k popsání fyzikálních zákonů. I v managementě se na nás občas usměje štěstěna a objevíme náhodou něco, co funguje. Když se výborně prodává něco, co jsme vůbec nečekali, tak jsme objevili směrnici a jen pomatený podnikatel by to nevyužil.

Směrnice je nejen poznání něčeho, co funguje. Směrnicí se to stává až tehdy, když to zformulujeme tak, že to pomáhá lidem se rozhodovat.

Rozumný řidič chápe, že tady bude nějaká škola a je třeba dávat pozor na nezbedné děti a také je lépe nezastavovat, protože to zhoršuje přehled na cestě a zvyšuje riziko pro děti.

Ignorovat ověřené věci (směrnice) je proti zdravému rozumu. Je to stejně tak úspěšné, jako se pokoušet přidávat majoránku, či kopr do kynutých knedlíků. Ne, nemluvíme o tom, že člověk nemá zkoumat a zkoušet nové věci, ale říkáme, že úspěch experimentátora velmi závisí na jeho znalostech toho, co fungovalo předtím.

Toto všechno tady musíme probrat velmi důrazně, protože mnoho lidí má o plánování úplně nesprávné představy a myslí si, že je třeba zahodit za hlavu fungující věci a věnovat se jen „novým myšlenkám“. Ve skutečnosti jedna z největších výzev managementu, je čelit až nezdravé nutkavosti homo sapiens změnit co je úspěšné.

Pro dobré plánování se musíme zmocnit pravdy, protože pravda a směrnice jsou synonyma. O tom jsme na tomto blogu mluvili už 16.3.2011 v článku Síla pravdy.

Pokud má být strategie firmy úspěšná, potom je lépe vědět které principy tady fungují, než nevědět a naivně doufat v zázraky.

Pavoľ Timko, zakladatel Business Success